クリニック夏休みのお知らせの出し方と掲示時期
この記事の要点
- 休診お知らせはホームページ・Googleマップ・院内掲示の3か所に同時掲載する
- 休診明けは速やかに削除し古い年のお知らせを目立つ場所に残さない
クリニックの夏休みのお知らせはいつ・どこに出せばよいか
クリニックの夏休みのお知らせは、休診に入る前の時間に余裕をもって、ホームページ・院内掲示・Googleマップの3か所に同じ内容を出すのが基本です。休診期間と再開日、休診中の急な体調変化への案内先をあわせて書くことで、患者さんの問い合わせや来院時の混乱を減らせます。この記事では、告知の時期の考え方と、どこに何を書けばよいかを手順で整理します。
誰に向けた告知か最初に整理する
夏休みのお知らせを作る前に、「誰が困るか」を考えておくと項目が決めやすくなります。想定されるのは主に次の三者です。
- 定期的に通院している患者さん(薬の受け取りや次回予約に関わる)
- 初めて来院を検討している人(休診とは知らずに来てしまう)
- 急な体調変化で近隣の医療機関を探している人
受付や電話での口頭案内だけでは、休診期間中に検索して訪れる人には届きません。ホームページとGoogleマップの両方に同じ情報を載せておくことが、問い合わせの電話を減らすことにもつながります。
掲示を出す時期の考え方
夏休みのお知らせを出す時期に決まったルールはありませんが、無理のない範囲で早めに動くと、患者さん側も通院や薬の受け取りの予定を立てやすくなります。目安として、休診に入る一定の期間前には院内掲示とホームページの両方に情報を出し、直前にもGoogleマップの投稿機能などで再掲するという二段階の告知が考えやすい形です。
一方で、早く出しすぎると告知の存在を忘れられてしまうこともあります。掲示を貼ったままにして、直前に誰も気づいていなかったというケースもあります。院内の掲示物は、受付の目線の高さと、会計窓口の両方に置くと見落としを減らせます。
お知らせに書く項目の例
夏休みのお知らせに最低限入れておきたい項目は次の通りです。
- 休診の開始日と再開日(曜日もあわせて書く)
- 休診中の電話対応の有無
- 急な体調変化があった場合の近隣医療機関や救急の案内先
- マイナ保険証または資格確認書に関する案内がある場合はその旨
- 再開後の予約方法(電話・ホームページ経由など)
休診期間だけを書いて再開日を書き忘れる、または曜日の記載が抜けていて「来週月曜から」のような表現だけになっているケースもあります。カレンダー形式でなくても構いませんが、具体的な日付は必ず入れておくと誤解を避けられます。
ホームページでの出し方
ホームページでは、トップページの目立つ位置にお知らせを掲載し、休診期間が終わったら速やかに削除することが大切です。前年の夏休みのお知らせが消されずに残っていて、来院者が日付を見誤るというケースもあります。お知らせ専用のページを作っている場合は、トップページからのリンクも忘れずに設置します。
タイトルに年を入れる場合は、今年のものだけにしておくと、翌年に古い情報として検索に残り続けることを防げます。過去の年のお知らせページはそのまま残しておいても構いませんが、トップページの目立つ場所からは外しておくのが無難です。
Googleマップでの出し方
Googleマップの基本情報には、営業時間の設定とあわせて、特別営業時間や休業日を設定できる項目があります。設定の具体的な手順は時期によって変わることがあるため、公式の案内で確かめながら操作するのが確実です。基本情報の営業時間が実際の休診と食い違っていると、「開いているはずなのに閉まっていた」という口コミにつながることもあるため、更新のタイミングは意識しておきたいところです。
院内掲示での出し方
院内掲示は、来院中の患者さんに直接届く手段です。会計時に紙のお知らせを渡す、待合室に掲示するなど、複数の方法を組み合わせると伝わりやすくなります。処方や次回予約に関わる内容がある場合は、受付スタッフが口頭でも一言添えられるよう、スタッフ間で告知内容を共有しておくことも実務上は欠かせません。
自費診療やクリニックの方針に関する案内について
夏休み期間中の診療体制の説明にあわせて、自費診療のメニューや院内の取り組みを紹介したいと考える場合もあるかと思います。ただし、医療機関のホームページや掲示物には表示できる内容に決まりがあるため、厚生労働省の案内と、都道府県・保健所の窓口で確かめることをおすすめします。院内の写真を掲載する場合は、患者さんが写り込まないものを選ぶようにしてください。
告知を出し忘れたときの対応
告知の準備が間に合わず、休診直前になってしまう場合もあります。その場合でも、ホームページとGoogleマップだけは優先して更新し、院内掲示は後からでも追加するという順番で対応すると、来院してしまう人を減らせます。電話が鳴り続ける状態を避けるためにも、自動音声やホームページのトップに一文を出すだけでも効果は変わってきます。
集患の結果は地域や診療科、取り組み方によって差があり、特定の方法が必ず成果につながるとは言い切れません。夏休みのお知らせも、出す時期や場所によって患者さんへの伝わり方が変わってくるものと捉え、毎年少しずつ改善していく姿勢が実務的には現実的です。
まとめ
夏休みのお知らせは、ホームページ・Googleマップ・院内掲示の3か所に、休診期間と再開日、緊急時の案内先をそろえて出すことが基本です。早めの準備と、休診明けの削除・更新まで含めて一連の作業と考えておくと、患者さんの迷いや問い合わせを減らしやすくなります。
よくある質問
- Q. 夏休みのお知らせはいつから出すべきですか
- A. 決まった時期はありませんが、患者さんが通院や薬の受け取りの予定を立てられるよう、無理のない範囲で早めに院内掲示とホームページに出し、直前にGoogleマップなどで再掲する二段階の告知が考えやすい形です。
- Q. Googleマップの休業日設定はどこで確認できますか
- A. 設定方法は変更されることがあるため、Googleが提供する公式の案内を確認しながら操作することをおすすめします。
- Q. 休診明けにお知らせを消し忘れるとどうなりますか
- A. 前年の情報が残ったままだと来院者が日付を見誤ることがあります。休診期間が終わったら速やかにトップページから外し、過去のお知らせは目立たない場所に移すとよいでしょう。
